Intelligente und automatische Dokumenten- und E-Mail-Ablage

Unser neuer FileService synchronisiert automatisch Dokumente mit Dateisystemen und Ordnerstrukturen.

Er ist die Verbindung zwischen einer Datei im Windows Dateisystem und einer definierten Akte in der Verzeichnisstruktur eine Enterprise Content oder Dokumenten Management Systems (ECM oder DMS).

Befreien Sie sich vom zeitaufwendigen Abspeichern oder aufwendigen Registrieren in Ordnern oder DMS.

• Die intelligente Ablage unterstützt Sie bei der täglichen Arbeit
• Sie registriert (vorgangsbasiert) automatisch beliebige Dateien aus dem Windows Dateisystem oder Ihrem E-Mail Programm, z. B. Office Dokumente, E-Mails und E-Mail Anhänge
• Manuelle Registrierungen sind nicht mehr notwendig
• Dateien können z. B. in MyCorsa Nxt schnell wiedergefunden werden, da der Dateiname und das Verzeichnis mit als Information an der Dokumentenregistrierung abgelegt werden

Und wie funktioniert´s?

Die im DMS angelegte Akten-Baumstruktur wird analog in die Windows oder Exchange Verzeichnisstruktur übertragen. Abgelegte Dateien und E-Mails werden erkannt, über einen Webservice in das DMS importiert und strukturiert abgelegt.

Die intelligente Ablage erkennt natürlich auch Dateiänderungen und übernimmt sie als neue Version in der bestehenden Registrierung.

Mit der Ablage von Links in der Verzeichnisstruktur entsteht keine redundante Datenhaltung. Der Anwender sieht über das Dateisymbol auf den ersten Blick, welche Dateien bereits abgeglichen wurde und welche nicht.

Die Vorgabe eines Vorgangstypen startet Workflows und erzeugt z. B. Mitarbeiteraufgaben oder Wiedervorlagen.

Mehr erfahren?

Wir freuen uns gerne über Ihre Nachricht oder Rückfragen an office@stratoz.de oder ein persönliches Gespräch unter 02304 94283-0.