Spezial: Versorgungswerke Spezial: Versorgungswerke

Spezial: Berufsständische Versorgungswerke

Lebhafter Wissenstransfer, Raum für Kreativität und die intensive Zusammenarbeit bei der Lösung aktueller und künftiger Herausforderungen prägen die Zusammenarbeit zwischen StratOz und den berufsständischen Versorgungswerken seit über 15 Jahren.

 

Besonders bewährt sind unsere standardisierten Lösungsbausteine z. B. für die Geschäftsstellenverwaltung, die Mitgliederbetreuung, die Kapitalanlage sowie das Controlling und die Finanzbuchhaltung.

 

Unser Lösungsportfolio deckt aktuelle Ansprüche der Versorgungswerke an eine effektive und effiziente Mitgliederbetreuung und Geschäftstätigkeit ab und lässt Raum für zukünftige Anforderungen.

Mit unserem ganzheitlichen Ansatz der Business Transformation, sorgen wir dafür, dass die Lösungen auf organisatorischer, technischer und sozialer Ebene in den Tagesablauf integriert werden. Eine Auswahl an Referenzkunden finden Sie unter diesem Link.

Hier erfahren Sie mehr über unsere Services im Überblick:

Geschäftstellenverwaltung

Digitale Posteingangsbearbeitung

 
Die Posteingangsverarbeitung digitalisiert Ihre eingehende Post, E-Mails sowie Faxe, erkennt und erfasst automatisch deren Inhalte, speichert sie in den entsprechenden digitalen Akten und stellt sie für weitere Arbeitsschritte zur Verfügung.

Sie sparen Zeit und Geld bei der Erfassung und Verarbeitung von z.B. Lieferscheinen, Ausfuhrbelegen, Rechnungen, Personalunterlagen, Verträgen und vielem mehr.

Digitale Mappe

 
Die Digitale Mappe automatisiert den gesamten manuellen Vorgang der Bearbeitung, Zuordnung und Verteilung Ihrer Eingangspost.

Ihre individuellen Stempel, Notizen sowie Aufgaben fügen Sie wie gewohnt an beliebigen Stellen im Dokument hinzu – digital. So werden alle Informationen automatisch gespeichert und bei Bedarf in die digitalen Mappen anderer Mitarbeiter weitergeleitet.

Sie gewinnen Zeit, papierfreies Arbeiten, Transparenz und einen schnellen Überblick über Ihre Eingangspost und Aufgaben.

Digitales Personalmanagement

 
Mit unserer Lösung zur Digitalisierung und Automatisierung Ihres Personal Managements…

  • Sparen Sie Personal- und Zeitaufwände in der Verwaltung
  • Reagieren Sie schneller auf Anfragen Ihrer Mitarbeiter
  • Optimieren Sie Ihre internen HR-Prozesse
  • Gewinnen Sie Zeit für die Betreuung und Entwicklung Ihrer Mitarbeiter.

Wir lösen Ihre Papierakten durch die Digitale Personalakte ab. Eine digitale Sammlung und automatisierte Verwaltung all Ihrer Personaldokumente ermöglicht Ihnen…

  • Zentralen Zugriff mit Zugriffsrechten
  • Absicherung gegenüber Compliance- und Datenschutzrichtlinien
  • Übersichtlichkeit über alle Dokumente
  • Aktualität aller Daten und Dokumente

Ein optionaler Service ist der Virtuelle Personalassistent . Er ordnet Bewerbungen, Arbeitsverträge, Krankmeldungen oder Urlaubsanträge automatisiert den Personalakten der Mitarbeiter zu, verknüpft sie automatisch mit dazugehörigen Dokumenten und Akten und leitet sie per Workflow intern für die weiterführende Bearbeitung oder auch Freigaben weiter.

Und: Manuelle Notizen, Post-It´s oder ToDo´s können Sie ebenfalls digital und direkt am Dokument vermerken – transparent, papierlos und garantiert.

Mit der Digitalen Bewerberakte  können Sie zusätzlich alle Informationen und Dokumente eingehender Bewerbungen automatisiert ablegen, verarbeiten und weiterleiten.

Digitales Compliance Management

 
Mit unserer Lösung Digitales Compliance Mangement können Unternehmen die Erfüllung der ständig steigenden gesetzlichen und internen Vorgaben an Informationssicherheit jederzeit nachweisen.

Zu den Services für die Sicherstellung Ihrer Rechtskonformität gehört z. B. die Erfassung von Nutzeraktivitäten, um festzuhalten, wer wann Zugriff auf welche Daten genommen und sie in welcher Form genutzt oder verändert hat. Verstöße können automatisiert erkannt und verfolgt werden.

Sichern Sie Ihr Unternehmen jetzt gegen Reputationsverluste, Bußgelder und Geldstrafen, Gewinnabschöpfungen und schlechtere Bewertungen durch den Kapitalmarkt ab und schaffen Sie Vertrauen gegenüber Ihren Mitarbeitern und Partnern. Unser digitales Compliance Management bewirkt, dass sich alle Mitarbeiter/innen zu einem rechtmäßigen Verhalten bekennen und entsprechend verhalten.

Digitale Vertragsakte

 
Die Digitale Vertragsakte beinhaltet alle zur Vertragserstellung notwendigen Informationen und Dokumente sowie den Vertrag in all seinen Versionen bis zur Unterzeichnung.

Unser Service bildet den gesamten Prozess der Vertragserstellung und -unterzeichnung sowie -wiedervorlage automatisiert und digital ab.

Die Vertragsentstehung ist jederzeit von allen autorisierten Mitarbeitern nachvollziehbar und das Ausdrucken der Verträge ist nicht mehr nötig.

Mitgliederverwaltung

Digitale Mappe

 
Die Digitale Mappe automatisiert den gesamten manuellen Vorgang der Bearbeitung, Zuordnung und Verteilung Ihrer Eingangspost.

Ihre individuellen Stempel, Notizen sowie Aufgaben fügen Sie wie gewohnt an beliebigen Stellen im Dokument hinzu – digital. So werden alle Informationen automatisch gespeichert und bei Bedarf in die digitalen Mappen anderer Mitarbeiter weitergeleitet.

Sie gewinnen Zeit, papierfreies Arbeiten, Transparenz und einen schnellen Überblick über Ihre Eingangspost und Aufgaben.

Digitale Mitgliedsakte

 
Die Digitale Mitgliedsakte für Versorgungswerke ist die digitale Abbildung der bestehenden papiergebundenen, manuellen Arbeitsweise in der Mitgliederverwaltung – Ihr Schlüssel für mehr Effektivität in der Zukunft. Alle Dokumente rund um die Mitglieder werden hier unveränderlich oder auch in verschiedenen Versionen abgelegt.

Sie versetzt Sie in die Lage, bisher manuell ausgeführte Verwaltungsvorgänge automatisiert und digital zu erledigen. Selbstverständlich ist unsere Lösung an Ihre Fachanwendung/en angebunden, sodass Sie Zugriff auf alle Daten haben.

Die Doc-Doc Verknüpfung  (sog. elektronische Büroklammer) ist die digitale Verknüpfung für alle zusammengehörenden Dokumente. Die Dokumente werden automatisch oder vom Anwender manuell mit anderen Dokumenten durch eine Verknüpfung in Beziehung zueinander gesetzt. Der Anwender kann bei einem beliebigen Dokument starten und sehen, welche Dokumente vorgangspezifisch sowie auch vorgangsübergreifend miteinander verknüpft sind.

Die Doc-Akte Verknüpfung  ist die digitale Verknüpfung von Dokumenten mit Akten. Der Anwender kann bei einem beliebigen Dokument starten und sehen, welche Dokumente vorgangspezifisch sowie auch vorgangsübergreifend mit anderen Akten verknüpft sind.

Mitgliederanfragen können nun transparent und schnell bearbeitet werden. Alle Verwaltungsprozesse rund um Ihre Mitglieder werden aufgrund des Wegfalls der papiergebundenen Arbeit erleichtert und beschleunigt.

Profitieren Sie spürbar schnell von Kosten- und Zeitersparnissen. Durch freiwerdende Ressourcen können Sie sich um die Erweiterung und Verbesserung Ihrer Dienstleistungen kümmern!

Automatische Dokumentenerstellung

 
Reduzieren Sie Ihre manuellen Aufwände in der Sachbearbeitung mit unseren Services zur automatischen Dokumentenerstellung!

1. Digitale Wiedervorlage / Weiterleitung

Hier können Dokumente innerhalb eines Dokumentenmanagementsystems erneut vorgelegt und weitergeleitet werden. Per Vorlage bzw. Erinnerung zur Bearbeitung an den Mitarbeiter selbst oder an einen anderen Mitarbeiter bietet dieser Service auch die Möglichkeit, eine oder mehrere Personen in die Vorgangsbearbeitung mit einzubeziehen.

2. Dokumentenerstellung mit und ohne Dokumentenvorlagen

Mit diesem Service können beliebige digitale Dokumente mit oder ohne Dokumentenvorlagen erstellt werden. Sie werden mit der Erstellung gleichzeitig registriert und archiviert.

3. Automatische Ausgangsschreiben

Auch Ausgangsschreiben können automatisch erstellt und dem Mitarbeiter per Wiedervorlage zur Verfügung gestellt werden. Erinnerungsschreiben können ebenfalls automatisch erstellt werden, sofern die Rückläufer nicht fristgerecht eingegangen sind.

Digitale Ersatzbelege

 
Digitale Ersatzbelege werden aus allen beliebigen Daten erstellt, abgelegt und automatisch der Mitgliedsakte zugeordnet.

Wir stellen Ihren Mitarbeitern in der Sachbearbeitung alle Informationen lesbar und ohne Medienbruch zur Verfügung.

Hier unterstützen wir z. B. die technischen Verfahren Zahlstellenmeldeverfahren (ZMV) sowie Rentenbezugsmitteilungsverfahren (RBMV).

Online Portal für Versorgungswerke

 
Unser Online Portal  speziell für Versorgungswerke ist die Lösung für den schnellen, direkten und interaktiven Austausch mit all Ihren Interessengruppen wie z. B. Mitglieder, Vorständen oder Verwaltungsräte, Vertreterversammlungen, Mitarbeiter oder Geschäftspartner.

Über das Portal können Nachrichten oder Dokumente ausgetauscht werden, welche automatisiert gespeichert und der jeweiligen Mitglieds- oder Vorgangsakte zugeordnet werden können. Workflows können je nach Wunsch auch Termine oder Fristen setzen und in die Aufgabenlisten der Mitarbeiter/innen übernehmen.

Mit dem Online Portal reduzieren Sie manuelle Kommunikationsaufwände und gewinnen z. B. Zeit für die Optimierung Ihrer Mitgliederbetreuung.

Kapitalanlagenverwaltung

Digitale Mappe

 
Die Digitale Mappe automatisiert den gesamten manuellen Vorgang der Bearbeitung, Zuordnung und Verteilung Ihrer Eingangspost.

Ihre individuellen Stempel, Notizen sowie Aufgaben fügen Sie wie gewohnt an beliebigen Stellen im Dokument hinzu – digital. So werden alle Informationen automatisch gespeichert und bei Bedarf in die digitalen Mappen anderer Mitarbeiter weitergeleitet.

Sie gewinnen Zeit, papierfreies Arbeiten, Transparenz und einen schnellen Überblick über Ihre Eingangspost und Aufgaben.

Digitale Wertpapierakte

 
Die Digitale Wertpapierakte  enthält alle Informationen: Vom Angebot über den Kauf und die Unterzeichnung bis hin zum Verkauf von Wertpapieren.

Alle Informationen und Dokumente, wie z. B. Berichte von Ihren Managern, werden digital und miteinander vernetzt abgebildet und können Workflow-gesteuert bearbeitet werden.

Nie wieder Papierflut oder kollaboratives Chaos: Sie haben schnellen Zugriff auf alle aktuellen Informationen, ohne Medienbrüche und an einem Ort.

Die digitale Immobilienakte ist zentral für alle autorisierten Mitarbeiter aufrufbar, immer aktuell und übersichtlich.

Digitale Imobilienakte

 
Unsere Digitale Immobilienakte  ist die digitale Abbildung und Organisation aller Informationen und Dokumente zu Ihren Immoblilien.

Objekte, Zeichnungen und Pläne werden digital und miteinander vernetzt abgebildet und können Workflow-gesteuert bearbeitet werden. Pläne und Planelemente sind außerdem mit ergänzenden Informationen und Dokumenten verknüpft.

Die digitale Immobilienakte ist zentral für alle Projektmitglieder oder Mitarbeiter aufrufbar, immer aktuell und übersichtlich.

Nie wieder Papierflut oder kollaboratives Chaos: Sie haben schnellen Zugriff auf alle aktuellen Informationen, ohne Medienbrüche und an einem Ort!

Controlling

Digitale Mappe

 
Die Digitale Mappe automatisiert den gesamten manuellen Vorgang der Bearbeitung, Zuordnung und Verteilung Ihrer Eingangspost.

Ihre individuellen Stempel, Notizen sowie Aufgaben fügen Sie wie gewohnt an beliebigen Stellen im Dokument hinzu – digital. So werden alle Informationen automatisch gespeichert und bei Bedarf in die digitalen Mappen anderer Mitarbeiter weitergeleitet.

Sie gewinnen Zeit, papierfreies Arbeiten, Transparenz und einen schnellen Überblick über Ihre Eingangspost und Aufgaben.

Digitales Risikomanagement

 
Digitales Risikomanagement  heißt für uns eine systematische Identifizierung, Bewertung und Analyse Ihrer individuellen Risiken mit größter/ kleinster Tragweite und jeweiligen Auswirkungen.

Wir analysieren gemeinsam Ihre unternehmerischen Risiken und notwendige Maßnahmen in dynamischen Ursachen-Wirkungs-Modellen.

Gemeinsam entwickeln wir auch praktische Maßnahmen mit höchster/ niedrigster Nachhaltigkeit, Wirkung, Akzeptanz, etc. und setzen sie digital und automatisiert um.

Automatisierte Prüfroutinen sorgen dafür, dass Sie Ihre Maßnahmen und Prüfungen nicht mehr manuell bearbeiten müssen.

Finanzbuchhaltung

Digitale Mappe

 
Die Digitale Mappe automatisiert den gesamten manuellen Vorgang der Bearbeitung, Zuordnung und Verteilung Ihrer Eingangspost.

Ihre individuellen Stempel, Notizen sowie Aufgaben fügen Sie wie gewohnt an beliebigen Stellen im Dokument hinzu – digital. So werden alle Informationen automatisch gespeichert und bei Bedarf in die digitalen Mappen anderer Mitarbeiter weitergeleitet.

Sie gewinnen Zeit, papierfreies Arbeiten, Transparenz und einen schnellen Überblick über Ihre Eingangspost und Aufgaben.

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung, inkl. Rechnungsprüflauf und Datenabgleich mit ERP

 
Die Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung digitalisiert und automatisiert den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess: Vom Sortieren, Zuordnen und Verteilen der Rechnungen über die Erfassung der Rechnungsdaten bis hin zu Prüfungs- und Freigabeprozessen.

Wir gleichen alle Rechnungsdaten (inkl. Rechnungskopf- und -fußdaten sowie Postionsdaten) automatisiert mit den Bestell- und Lieferdaten aus dem ERP, der FiBu oder dem CRM ab und versenden Aufgaben, Mitteilungen oder E-Mails.

Der Clou: Wir verarbeiten auch Rechnungen ohne Bestellbezug. Dokumente ohne automatische Belegerkennung und Belegerfassung können digital erfasst und dem Rechnungsprüflauf äquivalent zugeführt werden.

Ihr Vorteil: Der komplette Rechnungsprozess wird optimiert, beschleunigt und qualitativ verbessert.