Digitaler Sachbearbeiter
Liest Belege, bewertet Positionen, klärt Ausnahmen und übergibt sicher an Ihre Systeme.
AUTOMATISIERUNG DER SACHBEARBEITUNG & ZUSAMMENARBEIT
End-to-End-Automatisierung der Sachbearbeitung – weit mehr als Dokumentenerkennung.
Für kaufmännische & technische Entscheider, die ihre Sachbearbeitung und Zusammenarbeit modernisieren wollen. StratOz kombiniert digitale Sachbearbeiter, Coworking-Portale, Business AddOns, ECM HUB und IntegrationPlatform zu einem Ganzen, für End-to-End-Prozesse, hohe Dunkelverarbeitung und verlässliche Übergaben in Ihre Fachanwendungen.
● Reuse before replace – vorhandene Systeme bleiben im Spiel
● über 40 Jahre Automatisierung & Integration
● Bis zu 95% Dunkelverarbeitung
Integrierbar in bestehende Landschaften z. B. Proalpha, SAP, Microsoft Dynamics 365, Diamant, DATEV, CURA, CGM AMOR, texware/ERP und weitere.
Ausnahmen in
< 24 h geklärt
bis zu 95% Dunkelverarbeitungsquote
bis zu 70% geringere Durchlaufzeit
bis zu 80% weniger manuelle Eingriffe
WAS UNTERNEHMEN HEUTE BREMST
Viele Tools, wenig End-to-End-Automatisierung.
In den meisten Organisationen sind noch zahlreiche Sachbearbeiter in Bearbeitungsschleifen eingebunden. Prozesse enden an Systemgrenzen, Medienbrüche sind normal und End-to-End-Automatisierung bleibt die Ausnahme.
Medienbrüche & manuelle Übergaben
Informationen wandern von E-Mail zu Excel, von PDF zu ERP, von Fachanwendung zu Fachanwendung. Jeder Medienbruch kostet Zeit, erzeugt Fehler und verhindert verlässliche Kennzahlen.
Insellösungen ohne echte Integration
Punktlösungen versprechen Automatisierung, konzentrieren sich aber häufig nur auf die Dokumentenerkennung. Was fehlt, ist die fachliche Bearbeitung bis zur buchbaren Übergabe ins Zielsystem.
Menschen im Loop – aber nicht orchestriert
Sachbearbeiter, Teamleiter, Lieferanten und Kunden sind eingebunden, aber oft über unstrukturierte E-Mails und Telefonate. Entscheidungen sind schwer nachvollziehbar, Durchlaufzeiten kaum planbar.
Komplexe Portale ohne echten Mehrwert
Schwergewichtige Portale werden aufgebaut, aber kaum genutzt. Für alle Beteiligten entsteht Mehrarbeit, statt Kommunikation und Zusammenarbeit wirklich zu erleichtern.
Fehlender End-to-End-Blick
Viele Lösungen fokussieren auf einzelne Schritte (Scannen, Erkennen, Ablegen), nicht auf die durchgängige Bearbeitung vom Eingang bis zur Buchung und Archivierung.
Hype um „AI“ statt belastbarer Ergebnisse
Zahlreiche Produkte werben mit KI, ohne die Grundlagen aus Prozessen, Regeln, Rollen und Integrationen zu klären. Am Ende bleibt viel manuelle Arbeit, nur mit einem neuen Label.
UNSERE BAUSTEINE FÜR AUTOMATISIERUNG & ZUSAMMENARBEIT
Business Transformation Suite – Bausteine, die zusammenwirken.
Wir kombinieren modulare Bausteine zu einer auf Ihre Organisation zugeschnittenen Business Transformation Suite. Jeder Baustein lässt sich in bestehende Landschaften integrieren, unsere IntegrationPlatform sorgt dafür, dass alles zusammenspielt.
Case-Agent – der digitale Sachbearbeiter
Im Kern der Belegverarbeitung steht der Case-Agent als digitaler Sachbearbeiter, der unterschiedliche Fälle wie ein erfahrener Mitarbeiter automatisiert bearbeitet: von der ersten Beleglesung über fachliche und sachliche Bewertung und Bearbeitung bis hin zur automatischen Bearbeitung von Ausnahmen und der sicheren Übergabe an Fachanwendungen.
Sachbearbeitungs-Agenten
Spezialisierte Agenten für ReKo, FiBu, Auftragsbestätigungen, Kundenbestellungen & Co. arbeiten mit Beleg- und Positionsdaten, gleichen gegen Stammdaten und Bestellungen ab und sorgen dafür, dass Fachanwendungen buchbare Informationen erhalten, nicht nur „gelesene“ Dokumente.
Coworking-Agent & Portale
Bei Ausnahmen, Rückfragen oder fehlenden Informationen werden Fachbereiche, Lieferanten und Kunden gezielt eingebunden, über mobile Komponenten, automatisierte E-Mail-Prozesse und Coworking-Portale. Jede Klärung erfolgt im Kontext des Vorgangs und wird nachvollziehbar dokumentiert.
Business AddOns
Erweiterungen, die bestehenden Fachanwendungen zusätzliche PS geben: z. B. Wissensräume, spezialisierte Shopfloor-Lösungen oder Apps für die Patienten- und Bürgerkommunikation. Business AddOns schließen gezielt Lücken, statt Systeme zu ersetzen.
ECM HUB
Der ECM HUB bildet den unternehmensweiten Backbone für Dokumente und Informationen. Er verbindet ECM- und Archivsysteme mit Fachanwendungen und stellt sicher, dass Dokumente automatisch dort erscheinen, wo sie gebraucht werden, vollständig, revisionssicher und auffindbar.
IntegrationPlatform
Die IntegrationPlatform verbindet unsere Bausteine mit Ihren ERP-, FiBu- und Fachanwendungen. Sie sorgt dafür, dass Daten und Dokumente korrekt ausgetauscht werden, Regeln eingehalten werden und Vorgänge jederzeit nachvollziehbar bleiben, die Basis für echte End-to-End-Automatisierung.
Erfahrungswissen & Umsetzungskompetenz
Über 40 Jahre Projekterfahrung in Organisation, Automatisierung und Integration, von der Prozessaufnahme über das Zielbild bis zur Umsetzung. Wir verbinden fachliche Expertise mit technischer Architektur und begleiten auch die organisatorische und soziale Integration der Lösungen.
CASE-AGENT PLATTFORM
Case-Agent – der digitale Sachbearbeiter im Detail.
Der Case-Agent ist der zentrale Baustein für die Bearbeitung von Vorgängen. Er nutzt Case-Vorlagen aus einer Case-Bibliothek und arbeitet wie ein erfahrener Sachbearbeiter, nur reproduzierbar, transparent und messbar.
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Belege, Daten und Ereignisse werden aufgenommen, klassifiziert und den richtigen Case-Vorlagen zugeordnet, je nach Lieferant, Vorgangsart und Fachkontext.
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Positionen werden ergänzt, geprüft, bewertet und mit Bestellungen, Wareneingängen oder Stammdaten abgeglichen, inklusive Vollständigkeits- und Toleranzlogik.
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Ausnahmen werden gezielt an Personen oder Gruppen übergeben, mit klaren Aufgaben, Fristen und vollständiger Dokumentation, häufig über mobile Komponenten oder Coworking-Portale.
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Nach erfolgreicher Bearbeitung prüft der Release-Agent formale, fachliche, sachliche und technische Kriterien. Erst dann werden Vorgänge automatisch und idempotent an die Fachanwendung übergeben.
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Wiederverwendbare Case-Vorlagen für typische Szenarien,
z. B. Eingangsrechnungen mit und ohne Bestellbezug,
E-Rechnungspositionen, Auftragsbestätigungen oder Kundenbestellungen. Fachbereiche können diese Vorlagen auswählen, testen und versionieren. -
Jede Entscheidung wird begründet protokolliert. So entstehen belastbare Kennzahlen zu Dunkelverarbeitung, Durchlaufzeiten, Fehlerquoten und Service-Leveln und eine Grundlage für kontinuierliche Optimierung.
WAS UNTERNEHMEN TYPISCHERWEISE ERREICHEN
Von „wir kämpfen mit Belegen“ zu „wir steuern End-to-End-Prozesse“.
Die konkreten Ergebnisse hängen immer von Ausgangslage, Datenqualität und Organisation ab. Typischerweise sehen wir nach Umsetzung unserer Lösungen Effekte in dieser Größenordnung:
Bis zu 95% Dunkelverarbeitungsquote
Mehr Vorgänge laufen vollständig automatisch, bis zur Buchung im Zielsystem.
Bis zu 70 % geringere Durchlaufzeit (End-to-End)
Vom Eingang bis zur Verbuchung vergehen deutlich weniger Stunden oder Tage.
Bis zu 80 % weniger manuelle Eingriffe
Mitarbeitende kümmern sich primär um Ausnahmen und Steuerung, nicht um Datenerfassung.
Bis zu 90 % der Ausnahmen in
< 24 h geklärt
Klar geregelte Zuständigkeiten, Coworking-Portale und digitale Assistenten beschleunigen Klärfälle.
BRANCHEN, IN DENEN WIR SACHBEARBEITUNG AUTOMATISIEREN
Lösungen, die Branchenlogik und Automatisierung verbinden.
Unsere digitalen Sachbearbeiter, Portale und Integrationslösungen kommen in unterschiedlichen Branchen zum Einsatz, mit jeweils anderen Schwerpunkten, aber ähnlichen Zielen: weniger manuelle Arbeit, transparente Prozesse und bessere Zusammenarbeit.
Berufsständische Versorgungswerke & Verbände
Digitale Verwaltungsprozesse für aktive Mitglieder und Rentner, inklusive Anbindung besonderer Postfächer (z. B. BeBPo), elektronischer DRV-Befreiung und Mitgliederportalen, die OZG4-Anforderungen erfüllen und sich in bestehende Fachanwendungen integrieren.
Fertigungsindustrie & Maschinenbau
Digitale Sachbearbeiter unterstützen Beschaffung, Lieferantenmanagement und Kundenservice: Sie gleichen Auftragsbestätigungen und Rechnungen gegen Bestellungen ab, bearbeiten Anfragen und Bestellungen und integrieren sich nahtlos in ERP- und MES-Systeme.
Gesundheitswesen & Kliniken
Automatisierte Abläufe im zentralen Einkauf, in der Verwaltung und im Personalwesen, z. B. bei Rechnungsprüfung, Beschaffung und digitaler Personalaktenführung. Coworking- Portale und digitale Assistenten wie der Medical CoPilot entlasten Teams entlang des Patientenpfads.
Handel & Vertrieb
Digitale Sachbearbeiter automatisieren Bestell- und Auftragsabwicklung, sichern konsistente Stammdaten und verbinden Shops, ERP und Logistik. Coworking-Portale ermöglichen eine enge Einbindung von Kunden und Lieferanten, auch für neue digitale Geschäftsmodelle.
Dienstleistungsunternehmen
Ob Beratung, IT, Facility Management oder Maklerservices, wiederkehrende Verwaltungs- und Abrechnungsprozesse werden automatisiert, Verträge und Objekte in digitalen Akten organisiert und Klärfälle strukturiert mit Kunden und Auftraggebern bearbeitet.
Verwaltungen & Kommunen
Digitale Bürger- und Serviceportale, OZG4-nahe Prozesse und automatisierte Dokumentenlogistik: Eingänge werden zentral erfasst, fachlich geroutet und mit bestehenden Fachverfahren verbunden, von der Beschaffung bis zur fallbezogenen Vorgangsbearbeitung.
ZUKUNFTSTHEMEN, AN DENEN WIR ARBEITEN
Heute umsetzbar, auf morgen vorbereitet.
Unsere Roadmap orientiert sich an Marktentwicklungen und Zukunftsstudien, mit klarem Fokus auf nachhaltige Automatisierung statt kurzlebiger Hypes.
Hybride Automatisierung
Kombination aus Regeln, Case-Vorlagen und gezielten AI-Services, statt „AI-only“. So bleiben Ergebnisse nachvollziehbar und steuerbar.
Wissensräume & Business AddOns
Unternehmenswissen wird systematisch gesammelt, strukturiert und dort bereitgestellt, wo Sachbearbeiter, Führungskräfte und digitale Assistenten es benötigen.
End-to-End-Orchestrierung
Agenten, Portale, Business AddOns, ECM und Fachanwendungen werden zu durchgängigen Prozessketten verbunden, über unsere IntegrationPlatform.
Coworking mit digitalen Assistenten
Digitale Assistenten unterstützen Mitarbeitende, Patienten, Kunden, Mitglieder oder Bürger entlang ihrer Journey, immer eingebunden in die Prozesslogik.
E-Rechnung & strukturierte Daten
Nutzung von XRechnung, ZUGFeRD & Co. für eine weitgehend automatisierte fachliche Bearbeitung auf Kopf- und Positionsebene, nicht nur fürs reine „Einlesen“.
Nachhaltige Architektur
„Reuse before replace“: Bestehende Systeme werden gezielt ergänzt und verbunden, statt immer wieder neu gebaut zu werden.
FACHANWENDUNGEN, DIE WIR UNTERSTÜTZEN
Integration in Ihre bestehende IT-Landschaft.
Unsere Lösungen integrieren sich in vorhandene ERP-, FiBu-, Branchen- und ECM-Systeme. Die folgenden Beispiele zeigen einen Ausschnitt der Landschaften, in denen wir bereits unterwegs sind.
ERP & FiBu
Proalpha ERP und Rechnungswesen, Microsoft Dynamics 365, SAP, Diamant Software, DATEV, mit automatisierter Übergabe geprüfter Daten, Belege und Prozesse.
Branchenlösungen
CGM AMOR für Apotheken- und Materialwirtschaft in Kliniken, CURA für berufsständische Versorgungswerke, texware/ERP für die Textil- und Bekleidungsindustrie, ergänzt um digitale Sachbearbeiter, Portale und Akten.
ECM & DMS
Proalpha DMS, BCT CORSA, ELO Digital Office und weitere Enterprise-Content-Management-Systeme, als Dokumenten-Backbone mit Anbindung an ERP, Fachanwendungen und Portale.
PARTNER, MIT DENEN WIR ZUSAMMENARBEITEN
Technologien & Lösungen, die unsere Bausteine ergänzen.
In vielen Projekten arbeiten wir eng mit Herstellern und Spezialanbietern zusammen, von ERP über ECM bis hin zu Wissens- und Shopfloor-Lösungen.
ERP & Business-Lösungen
Proalpha GmbH, ClassiX Software GmbH und Diamant Software GmbH, wir integrieren digitale Sachbearbeiter und Portale direkt in ERP-, FiBu- und Geschäftsprozesse für durchgängige Abläufe und maximale Automatisierung.
IDP, ECM & Coworking
ABBYY für intelligente Dokumentenverarbeitung, CORSA von BCT Deutschland GmbH (Verix) als zentrales ECM/Archiv und Lösungen von IGE - Innovation Group eMe für kognitive Informations- und Kollaborationsräume, für durchgängige Dokumentenlogistik und maximale Automatisierung.
Spezialpartner & Business Add-ons
ClassiX Software GmbH, ProcessIQ und Avolve Software Corp. ergänzen Ihre Kernsysteme gezielt: Unternehmenswissen wird im Prozess nutzbar, Shopfloor-Arbeitsanweisungen laufen digital, und Plan- bzw. Prüfprozesse in regulierten Umgebungen werden durchgängig. So entstehen praxisnahe Erweiterungen, ohne Ihre bestehenden Lösungen zu ersetzen
ÜBER STRATOZ
Automatisierung & Integration – seit über 40 Jahren.
StratOz begleitet Unternehmen und Organisationen auf dem Weg zur digitalen Zukunft, mit einem klaren Fokus: Automatisierung der Sachbearbeitung und der Zusammenarbeit auf Basis hybrider Lösungen.
Was uns auszeichnet
Wir verbinden Organisations- und Prozessverständnis mit tiefgreifender Integrations- und Automatisierungskompetenz. Unsere Projekte reichen von individuellen Ergänzungen zu Fachanwendungen über DMS- & Workflow-Lösungen bis hin zu digitalen Sachbearbeitern und Case-Agenten.
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