StratOz digitalisiert Deutschlands Gesundheitswesen: St. Elisabeth Gruppe

Nachdem wir bereits bei der Dr. Becker Klinikgesellschaft mbH & Co. KG und Medical One AG erfolgreiche Projekte realisiert haben, freuen wir uns die St. Elisabeth Gruppe – Katholische Kliniken Rhein-Ruhr als neuen Referenzkunden begrüßen zu dürfen.

Herausforderungen und Lösung

Die Digitalisierung hat längst auch im Gesundheitswesen in Deutschland Einzug gehalten. Darum sollten nun auch in der Apotheke und im Zentraleinkauf der St. Elisabeth Gruppe lange, aufwändige und manuelle Bearbeitungsvorgänge sowie abstimmungsintensive und papierlastige Prüfvorgänge bald der Vergangenheit angehören.

Mit unserer Lösung „Digitales Rechnungseingangsmanagement“ haben wir den gesamten Rechnungsverarbeitungsprozess in der Apotheke sowie im zugehörigen Einkauf und Lager der Medikalprodukte erfolgreich digitalisiert und optimiert.

Ebenso wurde eine Vernetzung der Materialwirtschaft (AMOR3) mit dem Enterprise Content Management System (MyCorsa Next) realisiert.

Der Kernprozess:

1. Alle Eingangsrechnungen werden gescannt und
2. automatisiert  mit der OCR-Interpretation erkannt.
3. Die erkannten Rechnungsdaten werden automatisiert mit den Daten der führenden MaWi- und FiBu-Systeme, sowie dem gesammelten Vorgangswissen, verifiziert und abgeglichen, und
4. automatisiert in die Fachanwendung übertragen.
5. Das gescannte Originaldokument wird außerdem revisionssicher archiviert und mit allen prozessrelevanten Belegen und Informationen (Bestellungen, Lieferscheine, Lieferanten etc.) verknüpft.

Weitere Prozesse:

• Digitalisierung der Lieferscheine, inkl. Verknüpfung mit den Bestellungen des MaWi
• Digitalisierung telefonischer Bestellungen, welche nicht aus AMOR3 stammen
• Automatische Abholung, Verarbeitung und Ablage von Rechnungen per E-Mail
• Automatische Abholung und Ablage von Zytostatika Dokumentationen für die QS

Vorteile

Die Anwender/innen profitieren u. a. von:

• der schnelleren, einfacheren und übersichtlicheren Rechnungserfassung, -prüfung und -verarbeitung
• dem selbstlernendem System, dass sich z. B. Rechnungs- oder Lieferscheinnummern merkt und automatisch prüft
• dem modernen ECM, welches all ihr Wissen von der Bestellung bis zur Rechnung abbildet und über eine schnelle Suche wieder findet
• dem mobilen Kommunikations-Add-On, das ihre Rückfragen bei der Rechnungsbearbeitung direkt aus der Fachanwendung heraus an Kollegen oder Lieferanten versendet
• transparenten Arbeitsprozessen innerhalb von Einkauf und Beschaffung, welche durch verschiedene Bearbeitungsschritte perfekt aufgeteilt werden können
• einem nachvollziehbaren System, dass nach GoBD alle Arbeitsschritte dokumentiert

Umsetzung und Partner

Die Projektumsetzung und Integration der Lösung erfolgte mittels agiler Projektmanagement-Methoden sowie ganzheitlich auf technischer (Software), organisatorischer (Geschäftsprozesse) und sozialer (Change Management) Ebene.

Gemeinsam mit unserem Partner BCT Software sowie der hervorragenden Zusammenarbeit mit dem führenden Anbieter für Materialwirtschaftslösungen für Apotheken und Krankenhäuser AESCUDATA konnten wir Anwender/innen, Abteilungskräfte und Projektleitung gewinnen.

Ab März 2016 werden wir im nächsten Projektschritt den Zentraleinkauf an die Lösung anbinden. Hier werden dann auch Rechnungen ohne Bestellbezug verarbeitet. Gemeinsam mit unserem Partner Diamant Software haben wir hierzu bereits eine Standard-Schnittstelle entwickelt, welche z. B. Daten zur Rechnung, Vorkontierung uvm. direkt an die Diamant FiBu übermittelt.

Wir freuen uns schon auf die nächsten Installationen, Trainings und neuen Herausforderungen…

Sie möchten mehr erfahren?

Julia Fuhrmann, Change Management und Prozessberaterin, steht Ihnen gern für weitere Informationen unter office@stratoz.de oder 02304 94283-0 zur Verfügung.

Über die St. Elisabethgruppe

Die St. Elisabeth Gruppe – Katholische Kliniken Rhein-Ruhr ist eine dynamisch wachsende kirchliche Gruppe von Akutkrankenhäusern und Fachkliniken der maximalen Breitenversorgung, Altenpflegeeinrichtungen, eines Hospizes und diversen Schulungseinrichtungen. Die Standorte in Herne und Witten stellen mit derzeit über 4.100 Mitarbeitern und mehr als 1.500 Planbetten die überregionale Versorgung mitten im Ruhrgebiet sicher. Alle Gruppenmitglieder zeichnen sich durch fachliche Kompetenz und Menschlichkeit aus.

Unter dem Dach der Gruppe sind die fünf Krankenhäuser: das St. Anna Hospital Herne, das Marien Hospital Herne – Universitätsklinikum der Ruhr-Universität Bochum, das Marien Hospital Witten, das Rheumazentrum Ruhrgebiet, das St. Marien Hospital Eickel sowie die folgenden Einrichtungen zusammengeschlossen: die Medizinische Reha Eickel, das Gästehaus St. Elisabeth, die Ambulante Pflege, die Arztpraxen – MVZ Herne, das Lukas Hospiz, das Bildungszentrum Ruhr, das Bildungswerk e. V., die Krankenpflegeschule, die Akademie der Physiotherapie und Kinder in der St. Elisabeth Gruppe.