p2p-Services für die Automatisierung manueller Tätigkeiten im gesamten Einkaufsprozess

Viele Unternehmen haben trotz ERP- oder MaWi-Unterstützung hohe Zeit- und Personalaufwände durch manuelle Tätigkeiten.

Papiergebundene Daten- und Belegverarbeitung, händische Prüfungen und Freigabeprozesse, hohe Kommunikationsaufwände zwischen Mitarbeitern und Lieferanten sowie mangelnde Transparenz im Prozessverlauf sind kostenintensive Faktoren.

Unsere p2p-Services automatisieren Ihre manuellen Aktivitäten im Beschaffungsprozess: Von der Bestellanfrage über die Warenlieferung bis hin zur Buchungsvorbereitung. Je nach Ihrem Bedarf können verschiedene Services ausgewählt, eingerichtet und an Ihre Fachanwendungen angebunden werden.

 

Unsere p2p-Services sind…

  • Digital: Scannen und Erkennen statt manueller Eingabe von zahlreichen Belegarten
  • Intelligent: Verifikation, Interpretation und Matching von Rechnungsdaten mit Daten aus der Fachanwendung (ERP, WaWi oder MaWi)
  • Vollständig: Rechnungen mit und ohne Bestellbezug, Positionsdatenerkennung, -bewertung und -abgleich
  • Clever: Automatische Rückfrage-, Prüfungs- und Freigabeprozesse (auch mobil)

 

  • Kollaborativ: Informationsdrehscheibe für den gesamten p2p-Prozess (unterstützt Arbeit 4.0 und Smart Working)
  • Informativ: Wissensdatenbank aus explizitem und implizitem p2p-Prozesswissen
  • Lernend: System merkt sich Regeln und lernt dazu, z. B. bei der Erkennung und Matching von Belegnummern
  • Zentral: Automatisierte Ablage und Verknüpfung mit allen relevanten Dokumenten
  • Serviceorientiert: Unterstützung manueller Tätigkeiten in Fachanwendungen durch Services

 

  • Offen: Anbindungen an alle gängigen Fachanwendungen für Datenaustausch (multiadapterfähig)
  • Branchenübergreifend: Bewährte Business Patterns und Frameworks
  • Ganzheitlich: Projektumsetzung und Integration der Lösung auf technischer (Software), organisatorischer (Geschäftsprozesse) und sozialer (Change Management) Ebene

 

Digitale Posteingangsbearbeitung

 

Die Digitale Posteingangsverarbeitung digitalisiert Ihre eingehende Post, E-Mails sowie Faxe. Sie erkennt und erfasst automatisch deren Inhalte, speichert sie in den entsprechenden digitalen Akten und stellt sie für weitere Arbeitsschritte zur Verfügung.

Sie sparen Zeit und Geld bei der Erfassung und Verarbeitung von Angebots- oder Bestellbestätigungen, Rechnungen, Mahnungen, Gutschriften, Verträgen, Ausfuhrbelegen, Personalunterlagen und vieles mehr.

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen die digitale Post- und Dokumentenverarbeitung?

MailService für Belege im Einkauf

 

Der StratOz MailService ist die Lösung zur Erfassung und Verarbeitung von eingehenden E-Mails und ein elementarer Bestandteil der StratOz Lösungslandschaft.

Das Besondere an unserem MailService:

  1. Wir verarbeiten sehr hohe Durchsätze von E-Mails inkl. Anhängen von bis zu 100 MB
  2. Wir splitten Ihre E-Mails automatisch in ihre Bestandteile (z. B. Bestell- und Rechnungsbelege im Anhang)

Zusätzlich enthält der Service u. a.: MailCheck, jobbasierte Verarbeitung, eventbasierte Zusatzprotokollierung und Benachrichtigung, Möglichkeit zur Anbindung mehrerer Konten sowie für die Weiterleitung von Systemmeldungen per E-Mail, gesicherte Verbindungen, transaktionssichere Verarbeitung und vieles mehr.

Profitieren Sie von spürbar schnellen Zeit- und Kostenersparnissen. Kein Ausdrucken und Zuordnen mehr. Lassen Sie sich Rechnungen oder andere Belege aus E-Mails automatisch separieren, ablegen und digital vorlegen. Genauso, wie Sie es in Ihrem Aufgabenbereich brauchen.

Digitale Post- und Aufgabenmappe

 

Die Digitale Post- und Aufgabenmappe automatisiert den gesamten manuellen Vorgang der Bearbeitung, Zuordnung und Verteilung Ihrer Eingangspost im Einkaufs- und Beschaffungsmanagement.

Ihre individuellen Stempel, Notizen sowie Aufgaben fügen Sie wie gewohnt an beliebigen Stellen im Dokument hinzu – digital. So werden alle Informationen automatisch gespeichert und bei Bedarf in die digitalen Mappen anderer Mitarbeiter weitergeleitet.

Sie gewinnen Zeit, papierfreies Arbeiten, Transparenz und einen schnellen Überblick über Ihre Eingangspost und Aufgaben.

Welche Möglichkeiten bietet Ihnen die digitale Post- und Aufgabenmappe?

Digitale Eingangsrechnungsbearbeitung inkl. Datenabgleich und -matching mit ERP, WaWi und FiBu

 

Das Digitale Rechnungseingangsmanagement digitalisiert und automatisiert den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung:

  • Digitalisierung von Rechnungen mit und ohne Bestellbezug
  • Erkennung Rechnungsdaten (Lieferanten-, Kopf- und Positionsdaten) aus Rechnungen per Post, Fax und E-Mail
  • Verifizierung, Interpretation und Matching der erkannten Informationen mit Daten aus ERP, WaWi und FiBu
  • Übergabe und Bereitstellung der extrahierten Daten zur weiteren Bearbeitung an die Fachanwendung (multiadapterfähig)
  • Ablage, Dokumentenverknüpfung und Aktenorganisation im ECM (Enterprise Content Management System)

Dieser Service gleicht alle Rechnungsdaten (z. B. Lieferant, Bestellnummer, Lieferscheinnummer, Rechnungspositionen etc.) automatisiert mit den Bestelldaten und Wareneingangsdaten aus dem ERP, der FiBu oder dem CRM ab.

Bei Differenzen werden automatisiert Workflows für Rechnungsprüfläufe, Fragen, Aufgaben oder Mitteilungen erzeugt, die auch mobil versandt und bearbeitet werden können.

Wir verarbeiten auch Rechnungen ohne Bestellbezug. Dokumente ohne automatische Belegerkennung und Belegerfassung können digital erfasst und dem Rechnungsprüflauf äquivalent zugeführt werden.

Ihr Vorteil: Der komplette Rechnungsprozess wird optimiert, beschleunigt und qualitativ verbessert.

Digitales Belegmanagment inkl. aller Dokumententypen im Einkauf

 

Das Digitale Belegmanagement digitalisiert und verarbeitet alle anfallenden Belege im gesamten Einkaufsprozess:

  • Angebots- und Auftragsdatenverarbeitung (aus E-Mails)
  • Bestellungen (per Telefon, Fax oder E-Mail)
  • Lieferavis, Lieferscheine und Wareneingangsbelege
  • Ausfuhrgenehmigungen und Zollbelege
  • Mahnungen
  • Gutschriften
  • uvm.

Alle Belege werden außerdem mit den jeweiligen Dokumenten des Bestellvorgangs verknüpft. Nach individuellen Kriterien, wie z. B. Bearbeitungsstatus, Differenzen im Matching, können außerdem Workflows oder mobile Nachrichten und Aufgaben generiert werden.

Neu: Neben Rechnungen können auch Inhalte aus Lieferscheinen digital ausgelesen, verifiziert, interpretiert und mit Bestelldaten aus dem ERP oder WaWi abgeglichen werden.

Billing Systeme

 

Unsere Billing Systeme unterstützen komplexe Abrechnungsprozesse.

Sie schreiben Rechnungen für vertragsgebundene Berechnungen, hohe Varianz in den Produkten bzw. Dienstleistungen oder stark schwankende Preise?

Wir vereinfachen, verkürzen und automatisieren Ihre Abrechnungsprozesse und befreien Sie von Taschenrechnern und Exceltabellen.

Unsere Informationsdrehscheibe bietet Ihnen eine übersichtliche Plattform für Ihre Abrechnungsprozesse.

Monitoring und Auswertungen

 

Unsere Informationsdrehscheibe für Einkauf und Beschaffung bietet zahlreiche Möglichkeiten für Monitoring und Auswertungen der p2p-Prozesse.

Die Kriterien sind vielfältig und können z. B. sein:

  • Summe aller Rechnungen eines Lieferanten
  • Rechnungen nach Zeitraum
  • Rechnungen nach Bearbeitungsstatus
  • uvm.

Online Portal Industrie

Unser Online Portal ist die Lösung für den schnellen, direkten und interaktiven Austausch mit all Ihren Interessentengruppen, wie z. B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter oder Geschäftspartner.

Über das Portal können Nachrichten und Dokumente ausgetauscht werden, welche automatisiert gespeichert und der entsprechenden Vorgangsakte zugeordnet werden können. Workflows können je nach Wunsch auch Termine oder Fristen setzen und diese in die Aufgabenlisten übernehmen.

Mit dem Online Portal beschleunigen Sie Ihre Arbeitsprozesse, reduzieren manuelle Kommunikationsaufwände und gewinnen wertvolle Zeit.

Darüber hinaus können Online Portale der Schlüssel für mobile Prozesse sein.

Weitere Services zur Digitalisierung finden Sie hier…

 

Unsere Schnittstellen zu Ihren Fachanwendungen.

ERP-, WaWi-, MaWi- und FiBu-Lösungen, die umsichtig ausgewählt wurden, sind eine Bereicherung für jedes Unternehmen.

Häufig bilden sie die Prozessketten jedoch nicht vollständig ab. Manuelle Tätigkeiten bleiben erhalten oder neue kommen bei bei der Einführung sogar hinzu. Mit unseren Standard-Schnittstellen zu Ihren Fachanwendungen können wir Ihre Arbeitsprozesse optimieren und Mitarbeiter von manuellen Tätigkeiten befreien.

Unsere Services unterstützen und ergänzen die folgenden Standardlösungen:

Ihre Lösung ist nicht dabei?

Wir sind immer auf der Suche nach innovativen und klugen Partnerschaften. Erfahren Sie mehr über Partnerschaften mit StratOz.

 

Die Lösung in der Anwendung

Hier sehen Sie wie Sabine im Einkauf mit den p2p-Services arbeitet: